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4th Sem. 8083: Soft Skills (PE): Communication Skills |
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Mindmapping - Brainwriting - Metaplan - Six Hats
Metaplan Major technology to structure discussions, developed in the 1970s by a German consulting company (Schnelle brothers). Metaplan is a moderated method with each team-member writing his/her ideas and thoughts on cards, which are collected and clustered by the moderator. possibility Basic procedure: A question is introduced by the moderator, sometimes after presentation(s) by expert(s) Cards (in different colors) are distributed to the audience to write down short ideas and thoughts in large lettering (or picture) in privacy without discussion among participants If feasible, card colors can be differentiated (pro:con), (facts:feelings) Each person gets an equal number of cards (about 3) and is asked to fill out all of them Moderator collects all cards and puts them one by one on a pinboard, grouping them in a second stop in named clusters according to the advise of the audience Similar ideas can be doubled Finished board can be used to discuss further in meeting, to show majority ideas Board should be photographed for documentation and distribution by email or group website Second round is possible, for instance concentrating on one cluster to present and explain there c
http://www.laum.uni-hannover.de/ilr/lehre/Ptm/Ptm_KreaMetaPlan.htm Metaplan in detail:
2.4 Metaplan®
2.4.1 Ziel der MethodeBrainstorming hat mit psychologischen, gruppendynamischen Problemen zu kämpfen (schnelles Denken, Mitverfolgen des Fortgangs, Mut zu Vorschlägen, Fähigkeit, sich zu äußern usw.). Bestimmte, durchsetzungsstarke Charaktere werden dadurch bevorteilt. Außerdem ist es nicht einfach für die Protokollanten mitzukommen, wenn sie nicht stenografieren können. Der wichtigste Nachteil des Brainstormings (und auch der traditionellen Konferenz) ist das rein auditive Anregen der Kreativität. Dies kann man durch Mitschreiben an einer Tafel auffangen, allerdings verbietet sich dann das Stenogramm. Es gilt die Devise (Druschel et al. 1991, 14):
Nicht zuletzt aus diesen Gründen wurde Ende der 70er/Anfang der 80er Jahre eine Technik und Methodik entwickelt, bei der die Ideen zunächst auf Karten gesammelt und dann aufgehängt, strukturiert und ergänzt werden. Für diese Kartenabfrage-Technik und -Methodik, die durch v.a. atmosphärische Begleitmethoden unterstützt wird, haben sich zwei Bezeichnungen etabliert, der Name des marktführenden Herstellers von Hilfsmitteln und Beratungsdienstleisters "Metaplan GmbH" sowie ModerationsMethode (vgl. Kleber et al. 1985). Da die letztere Bezeichnung zu Verwechslungen mit der Moderation als Kooperationsmangementmethode führen kann, wird im Folgenden der Begriff Metaplan® benutzt, auch wenn dieser markenrechtlich geschützt ist. Die Metaplan®-Technik findet ihren Einsatz überwiegend in moderierten Veranstaltungen. Unter Moderation ist in diesem Zusammenhang die zielorientierte Gestaltung von Kommunikations- und Kooperationsprozessen innerhalb von Gruppen zu verstehen. Die Metaplan®-Technik ist einsetzbar für:
und kann damit in verschiedenen Anwendungsfeldern hilfreich sein:
2.4.2 Aufbau der MethodeEquipment, HilfsmittelDie übliche Metaplan®-Ausrüstung umfasst:
Ablauf einer Metaplan®-SitzungDer Ablauf oder die "Dramaturgie" orientieren sich an den verschiedenen Phasen eines Problemlösungsprozesses. Darüber hinaus sind die natürlichen Bedürfnisse der Teilnehmer, ihre Aufnahmebereitschaft und ihre Aktivitätsbedürfnisse zu berücksichtigen. Tabelle 2.4.1 gibt eine Überblick über die verschiedenen Phasen einer Sitzung. Es empfiehlt sich, einen logischen Ablauf der Phasen und sinnvolle Pausen einzuhalten. Im Folgenden wird der Ablauf einer Standard-Variante beschrieben. Der tatsächliche Ablauf kann mehr oder weniger stark modifiziert werden. Er hängt vom Teilnehmerkreis, von der Aufgabe und den Ideen der Moderatoren ab. Da die Methode aus Modulen besteht, die nahezu frei kombinierbar sind, kann sie sehr flexibel eingesetzt werden. Vor sklavischem Abarbeiten der Tabellen 2.4.1 und 2.4.2 ist zu warnen. Die vollständige Metaplan®-Sitzung besteht aus drei bis vier Stufen und ist auf mehrtägige Dauer angelegt. Bei einer Kurzsitzung, die zwischen einer dreiviertel und vier Stunden dauern kann, werden einzelne Module des Ablaufs ausgewählt (s. dazu Kleber et al. 1985, 125ff.). Tabelle 2.4.1: Rhythmus/Phasen einer Metaplan®-Sitzung
Tabelle 2.4.2 zeigt den möglichen Ablauf der am häufigsten auch als Einzelmodul verwendeten Technik, der Kartenabfrage. Tabelle 2.4.2: Ablauf einer Kartenabfrage
Darstellungsformen und Schreibregeln
Damit alle Teilnehmer während der Sitzung und auf dem anschließenden Fotoprotokoll alles lesen können, ist das Einhalten einiger Schreibregeln empfehlenswert (s. Abb. 2.4.2). Auf dem Packpapier sind mit den verschiedenen Karten verschiedenste optische Darstellungsformen einsetzbar. Die Abbildungen 2.4.3 und 2.4.4 geben einen Überblick über gängige Visualisierungselemente. Grundsätzlich ist hier der Phantasie der Moderatoren und Teilnehmer nur die Grenze der Lesbarkeit gesetzt. Weitere Informationen hierzu finden sich bei Kleber et al. (1985, 119ff).
Moderation einer Metaplan®-Sitzung
Die Metaplan®-Sitzung wird meistens von zwei Personen moderiert, wobei die eine Person leiten und reden, die andere visualisieren und pinnen sollte. Die Rollen können gewechselt werden. In Ausnahmefällen (Spontanmoderation, Kurzmoderation) kann auch eine Person moderieren. Die Aufgaben des Moderators und seine Rolle zeigt Abbildung 2.4.1. Der Moderator ist ein methodischer Helfer, der die Gruppe in die Lage versetzen soll, sich ihren roten Faden selbst zu spinnen. Er ist kein Leiter, Oberexperte oder Vorgesetzter, der weiß und zeigt, wo es langgeht und/oder wo es hingehen muss, sondern vielmehr ein Experte für die möglichen Wege der Kommunikation. In dieser "Hebammen-Funktion" sind die Metaplan®-Hilfsmittel sein Handwerkszeug. Kleber et al. (1985, 117) charakterisieren die Haltung der Moderatoren wie folgt:
TeilnehmerzahlDie ideale Teilnehmerzahl für die Ideensammlung liegt zwischen acht und 15 Personen. Darüber werden zu viele Karten produziert, um den Überblick zu behalten, darunter ist die Kartenabfrage immer noch möglich, jedoch werden mehr Gesichtspunkte vergessen, die später zu ergänzen sind. Ergänzende Techniken und MethodenDie Metaplan®-Technik kann durch viele Techniken und Methoden ergänzt werden, insbesondere durch:
2.4.3 Das Beispiel Bürgerbeteiligung an einer UmsiedlungsplanungDas folgende Beispiel wurde in einer Projektarbeit am Institut für Landesplanung und Raumforschung der Universität Hannover entwickelt (Grosser u. Ludwig 1998). Diese hat sich mit dem zweifellos heiklen Thema der Umsiedlung eines Dorfs wegen eines heranziehenden Braunkohlentagebaus befasst. Es ging darum,
Dazu wurden offene Gesprächsrunden durchgeführt, bei denen zur Strukturierung des Ablaufs, zur Visualisierung der Inhalte und zur Einbeziehung derTeilnehmer in die Planungen Metaplan-Technik Verwendung fand. Hier soll es nicht um die Inhalte gehen; das Beispiel soll vielmehr die Spanne der Einsatz- und Gestaltungsmöglichkeiten der Metaplan-Technik vorführen.
2.4.4 Probleme der MethodeGrundlegende VoraussetzungDer Aufwand lohnt nur, wenn unterschiedliche Meinungen und Interessen ausgetauscht werden müssen und eine gemeinsame Lösung erforderlich ist. Wenn man sich bereits einig ist oder das Interesse an einer gemeinsamen Lösung fehlt, ist der Einsatz von Metaplan® meist sinnlos (vgl. Kleber et al. 1985, 32). Technische ProblemeEs tritt besonders bei ungeübten Teilnehmern immer wieder das Problem nicht oder schlecht lesbarer Karten auf, weil trotz aller Hinweise zu klein geschrieben wird, mehrere Gedanken auf einer Karte landen oder die Handschrift unleserlich ist. Dies wird durch Übung zwar besser, aber die betroffenen Teilnehmer dürfen nicht brüskiert werden, manch einer kann beim besten Willen nicht besser schreiben. Die Zuordnungsvorschläge können konkurrierend sein. Dies kann man durch Kartenverdopplung beheben. In Zweifelsfällen sollte der Kartenschreiber entscheiden. Teilweise sind Zuordnungen nicht gleich nachvollziehbar, dann können sich unnötige Diskussionen entspinnen, die abgebrochen werden sollten. Denn die Funktion des Ordnens ist eine dienende, sie ist kein Selbstzweck. Ein Tafelbild ist auch nie optimal - und dennoch/deswegen muss irgendwann abgebrochen werden. Das Tafelbild ersetzt nicht die inhaltliche Diskussion, sondern soll sie unterstützen. Wenn mit Klebepunkten bewertet oder abgestimmt wird, dann ist die Abstimmung weder gleich noch geheim. Jeder kann sehen, wie die anderen abstimmen (es sei denn, die Tafel steht verdeckt), und wer zuletzt klebt, kann den größten Einfluss ausüben, indem er seine Punkte dort einsetzt, wo es noch etwas bringt. Es kann der subjektive Eindruck entstehen, dass das ganze Procedere sehr viel Zeit beansprucht. Es ist aber zu berücksichtigen, dass alles festgehalten ist und durch das Mitwirken meist auch größtenteils bei den Teilnehmern verarbeitet und gespeichert. Außerdem ist eine bessere strukturierte Diskussion möglich. Schließlich ist die Technik recht teuer; Tafeln und Verbrauchsmaterialien haben einen vergleichsweise hohen Anschaffungspreis. Einige Materialien kann man durch preiswertere ersetzen (Karten aus Papier schneiden, mit Krepp auf Wand kleben), jedoch ist die optische Wirkung schlechter. Gruppendynamische ProblemeWenn die Teilnehmer die Methode nicht kennen, sehen sie nicht immer auf Anhieb ihre Vorteile ein. Manche sind unsicher (Was kommt jetzt?), andere fühlen sich im falschen Film und sind unmotiviert (Was soll die Spielerei?). Hier muss behutsam eingeführt und erläutert werden. Sonst erlebt man, dass Teilnehmer sich weigern, auf die Karten zu schreiben, oder die Sortierung geht schleppend voran. Andererseits treten auch übermotivierte Teilnehmer auf, die sich durch ihren Elan leicht in den Vordergrund drängen und andere demotivieren oder verärgern können. Hier muss behutsam gebremst werden. Andererseits gleitet die Sortierung leicht in konfuse Diskussion ab. Es muss dann vom leitenden Moderator klar gemacht werden, dass es zunächst um das Ordnen geht und danach erst um die aufgrund der Strukturierung leichtere Diskussion. Zu vermeiden ist ein "Methoden-Showdown" und die damit verbundene Überstrukturierung. Der Umgang mit Konfliktsituationen stellt für Moderierende eine Herausforderung dar, auf die je nach Situation individuell eingegangen werden muß. Moderierende sind weder Schiedsrichter noch Übereltern und auch keine Therapeuten. Konflikte sollten allerdings offen angesprochen werden und gegebenenfalls aus der Sitzung "ausgelagert" werden. Oft hilft bereits das Verdeutlichen gemeinsamer Interessen und Ziele. 2.4.5 Literatur
Try it out: Three persons should be the moderator team. The other are the audience. Organize a Metaplan discussion about a suitable question (for instance: Should the Meldorfer Bucht be developed for extensive watersports usage?), giving roles to different persons in the audience (for instance: locals, rep.s of tourism board, possible investors, experts)
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